Cálculo del consumo en empresas de restauración

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En una ponencia realizada en el IES Mediterrània sobre Gestión en restauración, Carlos, que es alumno de 2º curso del Ciclo formativo de Dirección de Cocina con vínculos familiares en el sector de restauración, formuló una pregunta que seguramente refleja el sentir de muchas pequeñas empresas de hostelería que no disponen de los recursos y medios necesarios para adaptarse a un entorno cada día más competitivo, el cual requiere de una mayor profesionalización en el ámbito de la gestión en restauración. La pregunta, más o menos, venía a decir lo siguiente:

“¿Qué puede hacer una pequeña empresa de hostelería, normalmente de carácter familiar, para profesionalizar su gestión diaria y ser más competitiva en el mercado?”

Intentando dar respuesta a esa pregunta, considero que un punto interesante de partida podría ser el Cálculo del Consumo.

Expresado normalmente en porcentaje, representa el coste económico de aquellos alimentos y bebidas que has tenidos que consumir durante un periodo de tiempo determinado para conseguir unas ventas concretas en tu negocio. Separando los alimentos de las bebidas, el jefe de cocina tiene con este dato una herramienta de enorme utilidad para saber mes a mes cuál está siendo su consumo de materias primas.

Uno de los fallos más habituales en los negocios de restauración es considerar todas las compras de un mes como consumo, no siendo cierta esta situación en la mayoría de los casos. Una cosa es lo que yo me gasto en un mes en comprar alimentos para realizar elaboraciones culinarias y otra diferente es que todo ese género que he comprado lo consuma, aspecto que no suele suceder porque en las cámaras de refrigeración, de congelación y en economato es poco habitual llegar a fin de mes con 0 existencias, y lo mismo sucede con las bebidas en barra o sala. Para conocer realmente el consumo se aplica una sencilla fórmula que se muestra a continuación:

Consumo = Inventario inicial + Compras – Inventario final

Los responsables de restauración de grandes empresas (grupo Zena, Eat out, Sodexho, Sagardi, etc) suelen tener como uno de sus objetivos principales el control de este porcentaje, fijado previamente por la empresa. Pongamos por ejemplo que se define como objetivo un porcentaje de un 33% de consumo de alimentos y bebidas en el mes de agosto, y durante ese mes el restaurante factura 50.000 euros. El consumo se elevaría a 16.500 euros, en línea con el objetivo planteado. Si este dato fuera superior o inferior se deberían de buscar las posibles causas que han provocado dicha desviación, como por ejemplo:

  • Inventario mal contabilizado

  • Mermas de producto no contabilizadas

  • Invitaciones no registradas en el sistema informático

  • Errores en la realización de escandallos, entendidos como la suma de los costes de todos los ingredientes empleados a la hora de realizar un plato multiplicado por la cantidad de los mismos.

  • Variaciones de precios no contempladas a la largo del mes de determinados productos

  • Robos internos de alimentos y/o bebidas

  • Devoluciones de producto no abonadas por el proveedor

  • Etc

Es importante que el dato de consumo se conozca en los primeros días del mes siguiente al que se analiza, para poder corregir rápidamente cualquier desviación. En este punto las grandes empresas del sector disponen de departamentos que hacen un seguimiento diario del consumo y facilitan el acumulado mensual a los responsables de cada unidad de negocio en los primeros días del mes siguiente. En la pequeña empresa existen varias alternativas para obtener el mismo resultado, como por ejemplo:

1 Pequeños negocios de restauración que concentran la recepción de pedidos en uno o dos día a la semana

  1. Crear un archivo en Excell donde la columna de la izquierda incluya la relación de todas las referencias de producto que se pueden comprar, junto con su correspondiente precio según su unidad de medida (Kg, Lt, Unidad, etc).

  2. Destinar una columna a cada uno de los pedidos que se reciben cada mes

  3. A la hora de hacer los inventarios, imprimir esta hoja solo con el listado de ingredientes y la unidad de medida, e ir anotando a mano la cantidad de cada producto en la casilla correspondiente.

  4. Una vez finalizado el inventario introducir en el archivo excell los ingredientes y cantidades obtenidas, de tal forma que la última columna calcule directamente el consumo de ese producto (Ej Inventario inicial 2 latas de atún, he comprado durante el mes 6 latas de atún y a final de mes me quedan 2 latas. La celda correspondiente al atún calcularía inventario inicial (2) + compras del mes (6) – Inventario final (2) = 6 latas (consumo del mes). Si multiplicamos las 6 latas por el precio de cada lata obtendremos el dato económico correspondiente al consumo de latas de atún del mes, y así para cada referencia de producto.

Nota: La Hoja excell que se adjunta puede servir como referencia para su adaptación. Incluye información para realizar el cálculo de consumo de una semana. Para hacer el cálculo de consumo de un mes solo se deberían añadir más columnas de compras y modificar los nombres de algunas columnas.

2 Pequeños negocios de restauración que realizan muchos pedidos a la semana

En este supuesto resulta muy complicado seguir el mismo proceso que en el caso anterior, por lo que una alternativa para conocer el importe de las compras de cada mes podría ser anotar en una hoja excell el importe de los albaranes en el momento de entrega, desde el primer día hasta el último día de cada mes, sin entrar a anotar la cantidad que se ha recibido de cada ingrediente con su correspondiente importe.

Conociendo el dato de compras mensual, solo nos quedaría conocer cuál el importe del inventario inicial de principio de mes (que se corresponde con el inventario final del mes anterior) y el importe del inventario el último día del mes, realizando los correspondientes inventarios.

Por último, plantear para la reflexión una serie de preguntas relacionadas con el cálculo del consumo, dirigidas a aquellas personas que quieren implantar mejoras de gestión en su negocio:

  • ¿Conoces el importe en euros de tu inventario de inicio de mes y de final de mes?

  • ¿Realizas inventario el último día de cada mes al finalizar la última venta al cliente de ese día?

  • ¿Conoces durante los 7 primeros días de cada mes cuál ha sido el consumo de tu negocio durante el mes anterior?

  • ¿Registras diariamente el importe de los albaranes entregados por el proveedor? ¿Dónde?

  • ¿Estás convencido de que se realiza al detalle el inventario? (se anotan y pesan todos los ingredientes, no hay olvidos ni fallos al contar las unidades de cada producto, el personal que lo realiza es metódico y sigue un procedimiento establecido, etc).

  • ¿Tienes definido el porcentaje de consumo mensual de alimentos y bebidas para tu negocio?

  • ¿Conoces qué factores pueden hacer que el dato de consumo mensual se pueda desviar del porcentaje establecido?

  • ¿Tienes alguna estrategia de fijación de salarios en tu equipo de trabajo que contemple el cumplimiento del dato de consumo?

  • ¿Anotas en una hoja o en archivo informático las mermas de alimentos y bebidas de cada mes? ¿Si alguien te pregunta cuál es el importe económico en euros que suponen las mermas en tu negocio en un mes determinado podrías ofrecer el dato?

Espero que estas preguntas sean de utilidad para reflexionar sobre la importancia que tiene el Cálculo del Consumo en cualquier empresa de restauración. Como decía un excelente jefe que tuve hace tiempo “SIN DATOS NO HAY GESTIÓN” (ver vídeo)

 

Para ampliar información

Análisis de Estados Financieros (Oriol Amat)

Control de Costes en Restauración (Clement Ojudo)

Marketing y Gestión de la Restauración (Michel Rochat)

Técnicas de Marketing y Estrategias para Restaurantes (Josep Maria Vallsmadella)

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